Odpowiedzialność członka zarządu za działania spółki – kiedy odpowiadasz własnym majątkiem?

Spółka z o.o. ma kłopoty z płynnością. Kontrahenci nie płacą, zaległości rosną, a Ty, jako członek zarządu, słyszysz od księgowej: spokojnie, to długi spółki, nie Twoje. To prawda, ale tylko do pewnego momentu. Spółka co do zasady odpowiada za swoje zobowiązania sama. Prawo zna jednak kilka sytuacji, w których członek zarządu płaci z własnej kieszeni, a w skrajnych przypadkach odpowiada także karnie. Dobrze je znać, zanim pojawią się problemy.

Co mówi prawo

Zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje (art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych). Z tą rolą wiążą się cztery różne rodzaje odpowiedzialności. W rozmowach często się mieszają, a każda rządzi się innymi zasadami.

1. Wobec spółki (art. 293 KSH). Członek zarządu odpowiada za szkodę wyrządzoną spółce działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub umową spółki, chyba że nie ponosi winy. Staranność nie jest naruszona, gdy działa lojalnie wobec spółki, w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, także na podstawie informacji, analiz i opinii, które w danej sytuacji należało uwzględnić (§ 3, tzw. business judgment rule). Za szkodę wyrządzoną wspólnie odpowiada się solidarnie (art. 294). Jeśli spółka nie pozwie w ciągu roku od ujawnienia czynu, może to zrobić każdy wspólnik (art. 295). Roszczenie przedawnia się po trzech latach od dnia, w którym spółka dowiedziała się o szkodzie i osobie zobowiązanej do jej naprawienia, a najpóźniej po dziesięciu latach od zdarzenia (art. 297).

2. Wobec wierzycieli spółki (art. 299 KSH). Jeśli egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają za jej zobowiązania solidarnie. Mogą się uwolnić, jeśli wykażą, że:

• we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości albo w tym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne lub zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, albo
• niezgłoszenie wniosku nastąpiło bez ich winy, albo
• mimo niezgłoszenia wniosku wierzyciel nie poniósł szkody.

Sąd Najwyższy w wyroku z 21 listopada 2024 r. (II CSKP 29/23) podkreślił, że jest to odpowiedzialność osobista i posiłkowa wobec spółki (zależy od bezskuteczności egzekucji), nieograniczona kwotowo, a między członkami zarządu solidarna. Wierzyciel musi wykazać istniejące zobowiązanie spółki oraz bezskuteczność egzekucji. Zobowiązanie musiało istnieć, gdy dana osoba była w zarządzie, ale egzekucja może okazać się bezskuteczna dopiero po jej odwołaniu.

3. Wobec fiskusa (art. 116 Ordynacji podatkowej). Za zaległości podatkowe spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej odpowiadają solidarnie całym majątkiem członkowie zarządu, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykazał, że wniosek o upadłość zgłoszono we właściwym czasie (albo w tym czasie otwarto restrukturyzację lub zatwierdzono układ) albo że jego niezgłoszenie nastąpiło bez jego winy, i nie wskazuje mienia spółki, z którego można zaspokoić zaległości w znacznej części. Odpowiedzialność obejmuje zobowiązania, których termin płatności upływał w czasie pełnienia funkcji. Dotyczy też byłego członka zarządu (§ 4). Decyzji o takiej odpowiedzialności nie można wydać, jeśli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość, minęło pięć lat (art. 118 § 1).

4. Za niezłożenie wniosku o upadłość (art. 21 Prawa upadłościowego). Wniosek trzeba złożyć najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. Obowiązek spoczywa na każdym, kto ma prawo prowadzić sprawy spółki i ją reprezentować, samodzielnie lub łącznie z innymi. Za szkodę wyrządzoną niezłożeniem wniosku w terminie te osoby odpowiadają, chyba że nie ponoszą winy. Gdy o odszkodowanie występuje wierzyciel, domniemywa się, że szkoda obejmuje wysokość jego niezaspokojonej wierzytelności (ust. 3 i 3a). Podstawą upadłości jest niewypłacalność. Domniemywa się ją, gdy opóźnienie w płatnościach przekracza trzy miesiące. Spółka jest niewypłacalna także wtedy, gdy jej zobowiązania przekraczają wartość majątku, a stan ten trwa ponad 24 miesiące (art. 11).

Co to oznacza w praktyce

Kluczowe jest ustalenie daty. Czy i kiedy zaczął biec 30-dniowy termin, bywa głównym polem sporu. To od tego zależy, czy wniosek zgłoszono „we właściwym czasie”. Takie daty warto odtworzyć na podstawie dokumentów, a nie z pamięci: zestawień zobowiązań, bilansów, korespondencji z wierzycielami.

Nieznajomość finansów spółki nie jest obroną. W wyroku z 27 kwietnia 2021 r. (II CSKP 65/21) SN wskazał, że członek zarządu nie może powoływać się na nieznajomość stanu finansów spółki jako przyczynę niezgłoszenia wniosku o upadłość, bo powinien go znać na bieżąco. Powierzenie księgowości biuru rachunkowemu nie zwalnia więc z obowiązku pilnowania wyników.

Restrukturyzacja może uwolnić od odpowiedzialności, ale w terminie. Zarówno art. 299 KSH, jak i art. 116 Ordynacji i art. 21 Prawa upadłościowego przewidują, że uwalnia otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego albo zatwierdzenie układu w tym czasie. Ratowanie spółki po terminie takiego skutku nie ma.

Odejście z zarządu nie zamyka tematu. Odpowiedzialność z art. 299 dotyczy zobowiązań z czasu pełnienia funkcji, a z art. 116 Ordynacji także byłych członków zarządu.

Nie każde ustalenie z art. 299 oznacza odpowiedzialność deliktową. Art. 300 KSH zostawia wierzycielom drogę ogólnych zasad odszkodowawczych, ale SN zaznaczył, że ustalenia o przesłankach z art. 299 nie przesądzają automatycznie o odpowiedzialności z deliktu (wyrok z 15 czerwca 2021 r., IV CSKP 88/21).

Odpowiedzialność karna to osobny tor. Nie złożysz wniosku o upadłość, mimo że przesłanki wystąpiły? Grozi grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku (art. 586 KSH). Dla osób zajmujących się sprawami gospodarczymi spółki, także faktycznie, kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność jak sprawcy za przestępstwa i wykroczenia skarbowe (art. 9 § 3 KKS). Z kodeksu karnego najczęściej wchodzi w grę art. 296: kto, będąc zobowiązanym do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą, przez nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązku wyrządza znaczną szkodę majątkową (ponad 200 000 zł), grozi mu od 3 miesięcy do 5 lat. Kara rośnie, gdy działał dla korzyści majątkowej (od 6 miesięcy do 8 lat) albo szkoda ma wielkie rozmiary, czyli ponad milion zł (od roku do 10 lat). Nie podlega karze, kto przed wszczęciem postępowania karnego dobrowolnie naprawił całą szkodę. Są też przestępstwa wymierzone w wierzycieli, jak wyprowadzanie majątku przy grożącej niewypłacalności (art. 300 KK) czy spłacanie tylko niektórych wierzycieli (art. 302 KK). Czy i kto za nie odpowiada w spółce, zależy od okoliczności konkretnej sprawy.

Sąd może zakazać pełnienia funkcji. Wobec osoby, która z winy nie złożyła wniosku w terminie, sąd może orzec pozbawienie prawa prowadzenia działalności gospodarczej i pełnienia funkcji m.in. członka rady nadzorczej czy reprezentanta spółki handlowej na okres od roku do dziesięciu lat (art. 373 Prawa upadłościowego).

Najczęstsze błędy

• Czekanie, aż „się odbijemy”. Termin na wniosek o upadłość biegnie niezależnie od nadziei na nowy kontrakt.
• Przekonanie, że odpowiada tylko prezes. Obowiązek z art. 21 Prawa upadłościowego spoczywa na każdym, kto ma prawo prowadzić sprawy spółki i ją reprezentować, także łącznie z innymi. Podział obowiązków w zarządzie sam w sobie nie zdejmuje odpowiedzialności.
• Rezygnacja z funkcji w kryzysie w nadziei, że problem zniknie. Zobowiązania z czasu pełnienia funkcji zostają, a sąd ocenia, co robiłeś, zanim złożyłeś rezygnację.
• Preferowanie wybranych wierzycieli albo przenoszenie majątku przy grożącej niewypłacalności. To nie tylko ryzyko cywilne, ale i karne.
• Brak dokumentacji decyzji. Protokoły, analizy, opinie i korespondencja są najlepszym dowodem, że działałeś z należytą starannością i w granicach uzasadnionego ryzyka (art. 293 § 3 KSH).
• Ignorowanie wezwań do zapłaty i wyroków przeciwko spółce. Prawomocny wyrok przeciwko spółce i bezskuteczna egzekucja to dokładnie to, co pozwala wierzycielowi sięgnąć po zarząd.

Jeśli prowadzisz spółkę w trudnym momencie, czytasz wezwanie od wierzyciela albo urząd skarbowy zapowiada postępowanie wobec zarządu, opisz sytuację w formularzu kontaktowym. Powiem, jak wygląda to w Twoim przypadku i co warto zrobić, zanim minie termin.